Das Gesetz verlangt für bestimmte Vorgänge im Geschäftsverkehr sowie auch im Privatleben eine öffentliche Beurkundung. Für andere Vorgänge genügt eine Beglaubigung. Worin liegt der Unterschied?
Bei der öffentlichen Beurkundung handelt es sich um die strengste gesetzliche Formvorschrift. Sie bezweckt die wahrheitsgetreue und unverfälschte Festhaltung des Willens sowie den Schutz der Parteien vor Übereilung. Sie erfolgt deshalb durch eine dazu befugte Urkundsperson in einem formalisierten Verfahren.
Im Beurkundungsvorgang – vorlesen oder lesen der Urkunde inkl. unterschriftlicher Bestätigung der Parteien und Urkundsperson – wird bestätigt, dass diese dem Willen der Parteien entspricht.
Im Kanton Schwyz erfolgt die öffentliche Beurkundung durch Notare und Urkundspersonen (bspw. Rechtsanwälte mit Schwyzer Anwaltspatent). Letztwillige Verfügungen (bspw. Testamente) und Vorsorgeaufträge können aber auch von Gemeindeschreibern und deren Stellvertretern beurkundet werden. Für die Beurkundung von Verträgen über dingliche Rechte an schwyzerischen Grundstücken sind jedoch ausschliesslich Amtsnotare zuständig.
Eine öffentliche Beurkundung ist z.B. auch für die Gründung einer Gesellschaft, die Änderung von Statuten oder die Errichtung eines Ehe- und Erbvertrags erforderlich.
Die amtliche Beglaubigung besteht demgegenüber in der Bescheinigung der Echtheit einer Unterschrift, der Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original oder eines Auszugs bzw. einer Abschrift mit dem Original.
Die amtliche Beglaubigung kann neben den für die öffentliche Beurkundung zuständigen Urkundspersonen von weiteren Personen, wie z.B. dem Staatsschreiber, Gerichtsschreiber der schwyzerischen Gerichte oder Staatsanwälten erfolgen.
Im Unterschied zur öffentlichen Beurkundung sagt die Beglaubigung nichts über den Inhalt des zu unterzeichnenden Dokuments aus.
Die Gebühren für die entsprechenden Vorgänge richten sich nach dem kantonalen Gebührentarif. Sie sind verglichen mit anderen Kantonen eher tief.
Ist das Dokument für das Ausland bestimmt, wird eine zusätzliche Beglaubigung (sog. Überbeglaubigung / Apostille) verlangt. Da ausländische Behörden oder Geschäftspartner nicht wissen wer in der Schweiz Beurkundungen und Beglaubigungen vornehmen darf, muss zudem die Echtheit der Unterschrift des Funktionsträgers beglaubigt werden.